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Marie Adrian, Global Training Manager – SisNet bei Novartis, über einen standardisierten und harmonisierten Trainingszugang

Marie Adrian: „Sie können das beste Tool kaufen, aber wenn Sie die Enduser nicht trainieren, scheitern Sie.“

Die Novartis AG ist ein weltweit führendes Unternehmen, das Medikamente zum Schutz der Gesundheit, zur Heilung von Krankheiten und zur Verbesserung des Wohlbefindens erforscht, entwickelt und anbietet. Insgesamt beschäftigt das Schweizer Unternehmen aus Basel fast 100.000 Mitarbeiter in 140 Ländern. Es gibt sechs Divisionen, unter anderem Pharma, Generika und Humanimpfstoffe. Marie Adrian ist in der Division Pharma für den IT-Support zuständig, doch mehr und mehr werden auch IT-Services divisionsübergreifend angeboten, und dieser Wissenstransfer muss sichergestellt und gewährleistet werden. Da in der Vergangenheit mehr als zehn verschiedene E-Learning Tools konzernweit im Einsatz waren, entschloss man sich, alles neu zu organisieren und ein einziges Tool einzusetzen, das jeder benutzen kann und mit dem verschiedene Inhalte erstellt werden können. Die Wahl fiel hier auf die TT Knowledge Force, unter anderem auch wegen des Localizers und der Re-Recording-Funktion für die verschiedenen Sprachversionen der 140 Länder. Im ersten Schritt ist diese Re-Organisation für den Pharma-Bereich geplant, aber nach und nach sollen alle Divisionen einbezogen werden. Wichtig ist hier vor allem der langfristige Wissenstransfer und die einheitliche Benutzeroberfläche, „das Novartis ‚Look and Feel’, um die Akzeptanz bei den Nutzern zu erzeugen“, so Marie Adrian.

Gut geschulte Mitarbeiter sichern den Unternehmenserfolg

Novartis Pharma IT stützt sich auf fünf Hauptthemen beim Training: Solution Leadership, Customer Intimacy, Operational Excellence, Projects and Teams und Governance. Um dies zu verwirklichen, müssen die Beschäftigten trainiert werden. „Unser Team wird die Mitarbeiter unterstützen und sicherstellen, dass sie gut trainiert sind, um gute Arbeit leisten zu können“, unterstrich Marie Adrian ihren Anspruch. Im Jahr 2009 wurden 20 divisionsübergreifende Projekte unterstützt und mit ungefähr 400 entwickelten Modulen rund 20.000 Nutzer trainiert. Seit der Einführung der TT Knowledge Force in 2010 wurden diese Zahlen mit Hilfe von aktuell 40 Autoren bereits nach sechs Monaten fast erreicht. „Wir konnten dank der Knowledge Force viel mehr Inhalte erstellen und wir haben auch sehr viel mehr Nachfragen nach diesen Inhalten erhalten“, meinte Adrian. Die Schulungen selbst sind auf vier Säulen verteilt: Maßgeschneiderte Trainings für beispielsweise Projektmanager, funktionales und betriebliches IT-Training für die Trainer, Projektteam-Training für komplette Teams und – am Wichtigsten – das Training der Endnutzer. Je nach Thema und Anforderungen an die zu Schulenden werden Module aus dem Blended Learning Bereich ausgewählt. Auf ein Präsenztraining folgt ein E-Learning oder ein E-Learning wird in einer weiteren Sitzung aufbereitet etc..

Der Sinn und Nutzen einer Bedarfsanalyse

Die Schulungsabläufe sind bei Novartis in drei Blöcke unterteilt. Auf die Definition des Schulungsbedarfs, der Schulungsmethode und der Erstellung der Inhalte und Dokumente folgt der Einsatz, die Schulung wird also dem Endnutzer zur Verfügung gestellt. Dieser kann sie nun absolvieren und mit einem Test und Zertifikat abschließen. In der Nachbereitung bekommt der Teilnehmer eine Bestätigung und muss ein Feedback über die Qualität der Schulung abgeben, damit hier gegebenenfalls Verbesserungen vorgenommen werden können. Auch eine Umfrage ist geplant um zu erfahren, was sich die Nutzer wünschen und was sie brauchen. Großen Wert legt Novartis auf die Pflege der Schulungsunterlagen. Wenn sich innerhalb bestehender Projekte etwas ändert, werden sie aktualisiert oder im Falle neuer Projekte neu erstellt.

Elementar wichtig für die Erstellung und Bereitstellung von Trainingsinhalten ist eine Bedarfsanalyse, um die Lernziele festzulegen und sie auf die Rollen und Zielgruppen zu übertragen. In einem ersten Schritt definiert Novartis die Lernziele. Danach wird festgelegt, wer in was wie geschult werden soll. Hier fällt die Entscheidung für ein Präsenztraining oder ein  E-Learning und es wird festgelegt, ob ganze Prozesse oder nur Teile davon geschult werden sollen: Für zukünftige, neue Rollen, die ein Mitarbeiter übernehmen muss, steht der gesamte Schulungskatalog zur Auswahl. Ist bereits Know-how vorhanden, muss der entsprechende Mitarbeiter nur das lernen, was er braucht. Und gibt es neue Prozesse oder Prozessänderungen, wird nur das Delta geschult, damit man das Neue innerhalb des Projektes erlernen kann. Alle drei Ebenen münden in die Schulung, die dann mit einem Zertifikat abgeschlossen wird. „Die Schulungsmaterialen mit Hilfe der TT Knowledge Force zu erstellen, war dann ganz einfach, weil die Hauptarbeit mit der Bedarfsanalyse erledigt war“, fasste Marie Adrian ihre Erfahrungen zusammen.

Einheitliches Erscheinungsbild

Damit Schulungen von den Mitarbeitern angenommen werden, ist es wichtig, dass sie in ihrer Aufmachung dem Novartis CI sehr nahe kommen. „Die TT Knowledge Force hat vielfältige Möglichkeiten, Inhalte zu erzeugen“, lobte Marie Adrian, „so dass wir das Layout der Schulungen komplett an das Novartis-CI angleichen konnten.“ Dieses einheitliche Erscheinungsbild erhöht die Akzeptanz bei den Mitarbeitern, „da sie etwas sehen, was sie kennen“, so Adrian. Die Weiterbildungsmaßnahmen sind somit komplett in die Novartis-Welt integriert.