wissenstransfer-blog.de

TTS entwickelte für die spanische Hotelgruppe Hesperia (heute NH Hotels) Web-based Trainings, mit denen die Weiterbildung der Mitarbeiter jederzeit – auch bei häufig wechselnden Tätigkeitsorten – garantiert wird. Für die Zukunft ist die Dokumentation aller Inhalte geplant sowie die Umsetzung der Web-based Trainings in mehreren Sprachen. Marta Marcos, Vize-Direktorin Informatik bei Hesperia, fasst zusammen: „Die Einführung von E-Learning und WBTs mit Hilfe der TT Knowledge Force hat zu einer grundsätzlichen und weitreichenden Verbesserung der Schulungen und Weiterbildung bei Hesperia Hotels geführt. Die User haben eine enorme Verbesserung der verfügbaren Informationen und Schulungen erlebt. Die Weiterbildungsabteilung hat mit dem TT Author ein effektives, einfach zu benutzendes und effizientes Arbeitswerkzeug gewonnen.“

Die Herausforderung

Zu der Hotelkette zählen knapp 50 Hotels, von denen die meisten in Spanien angesiedelt sind, ein Teil aber auch in England und Südamerika. Mitarbeiterschulungen und Weiterbildungen fanden bislang in Form von Präsenztrainings statt. Trainer mussten zu den Hotels reisen, um vor Ort die Mitarbeiter zu schulen. Diese Präsenztrainings haben für die Hotelkette aufgrund der hohen Reisetätigkeit enorme Kosten verursacht.

Ein weiteres Problem hinsichtlich der Mitarbeiterschulungen ist die schnelle Expansion der Hotelkette. Das hat zur Folge, dass Mitarbeiter in relativ kurzen Zeitabständen befördert oder in anderen Hotels eingesetzt werden. Die häufig wechselnden Standorte ziehen zudem zahlreiche Wiederholungen an Schulungen nach sich. Hinzu kommt, dass aufgrund der geographischen Verbreitung der einzelnen Anlagen Schulungen nicht zentral sondern an den jeweiligen Hotelstandorten durchgeführt werden mussten. Die örtliche Distanz sowie die extrem hohe Rotation der Mitarbeiter führten zu einer Vernachlässigung der Schulungen für neue Systeme und Applikationen und machten eine systematische Weiterbildung so gut wie unmöglich.

Die Lösung

Diesem zentralen Problem hat sich die Hotelkette Hesperia seit 2006 mit kontinuierlichen Weiterbildungen gestellt: anfangs durch Präsenztrainings, die dann ab 2007 durch E-Learnings ergänzt wurden. Dabei waren zunächst Word- und PowerPoint-Dokumentationen über das Intranet abrufbar. Mittlerweile werden auch SAP-Transaktionen im Frontoffice-Bereich wie beispielsweise Rezeption-, Event- und Gourmet-Module von SAP-Simhotel über E-Learning abgedeckt.

Hesperia Hotels gründete eigens für die Fort- und Weiterbildungen eine Abteilung, die nach einem bestimmten Zeitplan und festgelegten Thematiken periodisch Schulungen anbietet. Diese koordiniert die Schulungen dabei nach Themen und Standorten. Da Mitarbeiter dieser Abteilung die Hotelsysteme und -applikationen selbst anwenden, können sie anschließend aus den daraus abgeleiteten Erkenntnissen Inhalte der Trainings festlegen und Schulungsunterlagen anfertigen. Außerdem steuern sie die Erstellung von hochqualifizierten Simulationen, Dokumentationen und praktischen Übungen. Das gesamte Schulungsmaterial wird auch neuen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt, damit sie sich direkt an ihren neuen Arbeitsplätzen einarbeiten können.

Die Präsenztrainings greifen dabei die mit dem TT Author erstellten Web-based Trainings auf und werden vor Ort noch einmal vertieft. Auf diese Weise dienen die Schulungen am eigenen PC sozusagen als eine freiwillige Einführung, die um die Inhalte der Präsenztrainings ergänzt werden. Während die Online-Schulungen freiwillig sind, entscheidet die Direktion des jeweiligen Hotels, wer zu einer Teilnahme am Präsenztraining verpflichtet wird.

Die Umsetzung

Die Weiterbildungsabteilung hat die Aufgabe, die Web-based Trainings exklusiv zu erstellen. Im letzten Quartal des Jahres 2007 hatte die Abteilung bereits vier verschiedene Kurse angelegt; in 2008 wurden die restlichen Prozesse in Form von Lerneinheiten angefertigt. Die Schulungen liegen vorerst nur in spanischer Sprache vor. Geplant ist, die Trainings in Zukunft auch in Englisch und später in weiteren Sprachen zur Verfügung zu stellen. Zur Sicherung der Lerninhalte werden alle Präsenzschulungen mit dem TT Author dokumentiert. Dank dieser Dokumentationen können alle Inhalte von der Schulungsabteilung im Intranet von Hesperia Hotels veröffentlicht werden. Dafür gibt es im Intranet einen definierten Bereich, der von allen Mitarbeitern schnell zu finden und leicht zugänglich ist.

Mit der Re-Recording Funktion des TT Authors lässt sich nicht nur der gesamte Prozess beliebig oft wiederholen, sondern sie ermöglicht auch, die Schulungsunterlagen stets auf dem aktuellsten Stand zu halten, da Änderungen im Prozess und in der Software per Knopfdruck aktualisiert werden können. In den Trainings werden standardisierte Anwendungen ebenso behandelt wie neue Projekte von Hesperia Hotels. Dazu zählte ein neues Restaurantsystem, ein exklusives Event-Modul oder ein neues Tool für Kommissions-Kontrollen. Außerdem bietet die Weiterbildungsabteilung mit den E-Learnings Intensivkurse zum Thema Hotelrezeption sowohl für Anfänger als auch für Fortgeschrittene an.

Die Leitung von Hesperia Hotels gab die neuen Weiterbildungsmöglichkeiten ausführlich bekannt: Dazu präsentierte sie das Web-based Training zunächst auf der Tagung für Führungskräfte der Hotelkette, bei der alle Hoteldirektoren zugegen waren. Im nächsten Schritt erhielten alle Mitarbeiter wichtige Informationen in Form einer internen Mail. Zuletzt veröffentlichte sie Details zum Web-based Training in der Mitarbeiterzeitschrift.

Der Erfolg / Nutzen

Die Weiterbildungsabteilung konnte mit den kontinuierlichen Präsenztrainings und E-Learnings eine qualifizierte Weiterbildung aller Mitarbeiter sicherstellen. Mit den gezielten Schulungsmaßnahmen spart die Hotelkette immense Reisekosten für ihre Trainer und Mitarbeiter. Außerdem komplettieren die Web-based Trainings die Schulungen vor Ort und passen sich dem Bedarf und individuellen Anforderungen der Endanwender an. Flexibel einsetzbar können sich die Mitarbeiter je nach Bedarf schulen, wodurch sich die Nachfrage nach Präsenztrainings reduziert. Auch neue Mitarbeiter können problemlos mit den E-Learnings in ihrem neuen Arbeitsumfeld eingearbeitet werden. E-Learning ermöglicht eine Schulung der Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz, wodurch Fehlzeiten während der Arbeitszeit entfallen oder zumindest reduziert werden.

Dadurch dass die Schulungsunterlagen ständig auf aktuellem Stand der Software und Systeme sind, werden Nachschulungen hinfällig. Mit dem neuen Weiterbildungssystem ist eine Produktivität und Effektivität der täglichen Aufgaben gewährleistet. Auch die Mitarbeiter von Hesperia Hotels empfanden das Trainings-Tool als extrem hilfreich. Die Enduser bewerten die Kursunterlagen mit 4,52 von insgesamt 5 Punkten.

Hotelgruppe Hesperia

In den großen Städten und Tourismuszentren von Spanien, England und Venezuela können Reisende in Hotels von Hesperia logieren. Zu der Kategorie „City Break Hotel“ zählen Hotels für Geschäftsreisende und Städteurlauber, die sich nach einem anstrengendem Tag erholen möchten. In den „Leisure Hotels und Resorts“ hingegen finden Urlauber moderne Sport-, Freizeit- und Wellness- Einrichtungen an einzigartigen Plätzen vor, die keine Wünsche offen lassen.

Die City-Hotels zeichnen sich durch ein einzigartiges Design an zentralen Plätzen mit perfektem Service aus. Sie sind so konzipiert, dass sowohl Geschäftsleute als auch Städtereisende nach einem arbeits- und erlebnisreichen Tag ausspannen können.

Die Freizeit-Hotels liegen häufig in Küstennähe und bieten Urlaubern komfortable Gästezimmer, exzellente Restaurants sowie moderne Sporteinrichtungen. Die Freizeitanlagen von Hesperia Hotels sind einzigartige Orte, um traumhafte Strände zu genießen, die lokale Kultur zu entdecken oder um einfach nur den Lieblingssport auszuüben.