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TTS schulte im Rahmen der SAP-Einführung die Autoren der weltweit agierende Weinkellerei Torres fachlich und übernahm erfolgreich das begleitende Coaching.

Weinkellerei Torres in Villafranca del Penedès (Katalonien)

DER KUNDE
Die weltweit exportierende spanische Weinkellerei Torres mit Sitz in Villafranca del Penedès (Katalonien) wurde im Jahre 1870 durch die Brüder Jaime und Miguel TORRES-VENDRELL gegründet und umfasst rund 1.000 Hektar Rebfläche. Das Unternehmen ist bis heute in Familienbesitz und beschäftigt in Spanien sowie bei Tochterunternehmen in Chile, Großbritannien, Schweden, China, Indien, den USA und auf den Philippinen 850 Mitarbeiter. Die Kellerei gilt als eine der modernsten der Welt. Die internationale Reputation der Bodega Torres gründet sich auf innovativer Experimentier-Freudigkeit, außergewöhnlicher Weinbereitungsmethoden, ausgefeilter Marketing-Strategien und strenger Qualitäts-Kontrollen.

DIE HERAUSFORDERUNG
Die spanische Weinkellerei Torres plante die Einführung des ERP-Systems SAP R/3 mit den Modulen Finanzen, Logistik, Sales und Produktion. Torres-Autoren sollten E-Learnings und Dokumentation erstellen, um rund 350 Mitarbeiter Schritt für Schritt in mehrstufigen Trainingseinheiten am Arbeitsplatz auf die Einführung des neuen ERP-Systems vorzubereiten. Die Herausforderung für TTS: Die schnelle Schulung der Torres-Autoren bezüglich der technischen Handhabung sowie der konzeptionellen Planung der mehrstufigen Lerneinheiten.

DIE LÖSUNG
Torres setzte bei der SAP-Einführung auf Mitarbeiterschulungen durch E-Learnings, die die Endanwender schrittweise auf das neue System vorbereiteten. So erstellten rund 15 Torres-Autoren mit dem Autorentool der TT Knowledge Force WBTs und Handbücher, die den Mitarbeitern über das Intranet zur Verfügung gestellt wurden – weit vor dem „Go-Live“ des Systems. Da das Autorenwerkzeug mit seiner eingebauten Re-Recording-Funktion die schnelle und kostengünstige Aktualisierung der Inhalte ermöglicht, konnten bereits fünf Monate vor dem Go-live die zu dem Zeitpunkt noch nicht endgültigen Prozesse und Transaktionen dokumentiert werden: Bei Prozessänderungen lässt die Re-Recording-Funktion bereits erstellte Aufzeichnungen über das geänderte System laufen, erkennt so Systemänderungen und aktualisiert diese automatisch.

Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas, kommentiert: „Die TT Knowledge Force erlaubt der IT-Abteilung auf eine sehr einfache Weise im Corporate-Intranet alle SAP Prozesse abzubilden und somit die Autonomie der Endanwender durch die E-Learning-Schulung zu steigern. Die WBTs sind für die Endanwender viel interessanter und attraktiver als konventionelle Schulungsunterlangen, wie beispielsweise Handbücher.“

DIE UMSETZUNG
TTS-Trainer schulten rund 15 Autoren in drei Tagen hinsichtlich des fachlichen und technischen Umganges mit dem Autorentool. Danach erstellten die Autoren innerhalb von nur zwei Monaten 850 WBTs und Dokumentationen der Module Finanzen, Logistik, Sales und Produktion.

In Beratungsgesprächen unterstütze TTS die Torres-Autoren zudem in der Konzepterstellung der Endanwendertrainings. So stand für die Mitarbeiter zunächst eine kurze Präsenzschulung auf dem Programm, um diese allgemein mit SAP und E-Learning als Wissensvermittlung vertraut zu machen und eventuelle Vorbehalte gegenüber dieser Methode abzubauen.

Bereits fünf Monate vor dem Start des SAP-Systems bekamen die Endanwender einen ersten Eindruck der neuen Prozessabläufe: Simulationen im Filmmodus zeigten anschaulich und real die einzelnen Arbeitsabläufe des neuen Systems. Nach zwei Monaten mussten die Mitarbeiter die gleiche Simulation im interaktiven Modus durchlaufen. Das heißt, die Endanwender interagierten mit der Simulation und führten Arbeitsschritte nach Anweisung aus. In einer dritten Stufe veränderte sich der Simulationsmodus erneut: Die Endanwender durchliefen zwar die gleiche Simulation, erhielten jedoch nur noch wenige Anweisungen und mussten die Arbeitsschritte in der Übungsumgebung nahezu ohne Hilfe ausführen.

DER ERFOLG / NUTZEN
Miquel Miró, Gerente de Administración y Sistemas, berichtet aus der Praxis: „Die TT Knowledge Force ist eine effi ziente und einfach zu bedienende Autorenlösung. Einige ihrer Funktionen, besonders die Re-Recording-Funktion, die die schnelle Aktualisierung oder die Übersetzung in eine andere Sprache von bereits erstelltem Content erlaubt, unterscheidet die TT Knowledge Force von anderen Autorentools. Ein weiterer gewichtiger Pluspunkt für uns ist, dass die TT Knowledge Force nicht nur in der SAP-Umgebung einsetzbar ist. So erstellt unsere Trainingsabteilung darüber hinaus auch Dokumentationen und Trainings für andere Applikationen und Umgebungen bei Torres.“

Durch die sukzessive Heranführung der Endanwender an das neue System innerhalb eines Zeitraums von fünf Monaten, wurden diese optimal auf den Wechsel vorbereitet. Die WBTs waren zwar als Pflichtschulungen verankert, die Mitarbeiter konnten jedoch zeitlich unabhängig, je nach persönlichem Tagesablauf, geschult werden.

Die hohe Funktionalität des Autorentools ermöglichte den Autoren die schnelle Erstellung des Contents – noch weit vor dem tatsächlichen Go-Live des Systems. Ein weiterer Vorteil: Das Tool kann nicht nur in der SAP-Umgebung sondern als auch auf andere Applikationen angewendet werden. So dokumentiert Torres zwischenzeitlich alle neuen IT-Applikationen mit dem Autorenwerkzeug.