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Der Düngemittel- und Salzproduzent mit Firmensitz Kassel stellte ein vorhandenes SAP System (VM) auf eine neue Variante (LSO 6.02) um. Dies hatte zur Folge, dass bestehende Trainingsmanagement-Prozesse aus SAP VM auf die neue SAP Learning Solution umgestellt und optimiert werden mussten. Die TTS GmbH unterstützte K+S durch eine umfassende Beratung und bei der Integration der unternehmensspezifischen Anforderungen in die Learning Solution.

Dazu Ingo Werthmann, Leiter Personalentwicklung bei der K+S AG: „Besonders überzeugt hat mich die hohe fachliche Kompetenz der TTS Berater bei der Konzeption und Umsetzung dieses Projekts. Diese hat maßgelblich zur erfolgreichen Umsetzung der LSO beigetragen.“

DER KUNDE

K+S Aktiengesellschaft, Standort Kassel

K+S gehört weltweit zur Spitzengruppe der Anbieter von Standard- und Spezialdüngemitteln. Gemessen an der Produktionskapazität ist K+S im Salzgeschäft mit Standorten in Europa sowie Nord- und Südamerika der führende Hersteller der Welt. K+S bietet ein umfassendes Leistungsangebot für Landwirtschaft, Industrie und private Verbraucher, das in nahezu allen Bereichen des täglichen Lebens Grundlagen für Wachstum schafft. Weltweit beschäftigt die K+S Gruppe mehr als 15.000 Mitarbeiter. K+S – der einzige Rohstoffwert im deutschen Aktienindex DAX – ist an allen deutschen Börsen notiert.

DIE HERAUSFORDERUNG

Die besondere Herausforderung bei diesem Projekt bestand darin, die Learning Solution in ein bestehendes SAP Portal einzugliedern. Da nicht alle vorhandenen Prozesse und Abläufe eins zu eins übernommen werden konnten, mussten entsprechende Anpassungen vorgenommen und einzelne Prozesse automatisiert und wenn nötig erweitert werden: Die begleitende Korrespondenz, zum Beispiel Buchungs- und Stornierungsbestätigungen oder Erinnerungsmails für die Trainingsbeurteilung, sollte automatisch durch bestimmte Ereignisse ausgelöst werden.

Zudem wird es Mitarbeitern durch neue Funktionen im bestehenden Portal ermöglicht, sich selbst online auf Trainings zu buchen, die Teilnahme zu stornieren oder Trainingsbeurteilungen auszufüllen.

DIE LÖSUNG

Die Hauptaufgabe von TTS bestand in der umfassenden Beratung und der Analyse der vorhandenen Prozesse: welche können in die neue Version übernommen, welche müssen modifiziert werden? Um die Akzeptanz und Nutzung der Selbstbuchungsmöglichkeiten im K+S Portal zu fördern, wurden E-Learnings erstellt, die im Portal bereit stehen. Mitarbeiter können so nachvollziehen, wie eine Buchung im Portal funktioniert.

DIE UMSETZUNG

Die Umsetzung des Projekts erfolgte fast idealtypisch für ein SAP-Projekt: Nach der umfassenden SAP-Beratung und der Erstellung einer Anforderungsanalyse wurde ein sogenannter Business Blue Print erstellt. Customizing und Entwicklungen erfolgten parallel, bevor die Prozesse aufgezeichnet wurden. Nach diversen Tests durch die Fachabteilungen erfolgte die praktische Umsetzung am Standort Kassel.

Die auftragsbasierte Korrespondenz, d.h. Buchungs- und Stornierungsbestätigungen an Teilnehmer und Referenten, die in der SAP Learning Solution LSO 6.02 zur Verfügung steht, werden nun automatisch verschickt, ausgelöst von bestimmten Ereignissen wie zum Beispiel der Buchung auf ein Training, eine Stornierung oder eine Vormerkung. Zusätzlich zu dem im SAP Standard zur Verfügung stehenden Trainingsbeurteilungsformular wurde eine Transferbeurteilung bereitgestellt, welche die Teilnehmer und die jeweiligen Vorgesetzten drei Monate nach dem Training ausfüllen müssen.

Diese zwei zeitlich voneinander getrennten Trainingsbeurteilungen stellten TTS vor eine besondere Herausforderung, da SAP im Standard nur eine Beurteilung pro Training vorsieht. Die Umsetzung gelang jedoch problemlos und ist seitdem erfolgreich im Einsatz. Außerdem entwickelte das TTS-Team ein Reminder-Programm, welches in regelmäßigen Abständen Erinnerungen an die Teilnehmer verschickt, bis die Trainings- und Transferbeurteilungen ausgefüllt sind.

Insgesamt vier E-Learnings wurden aufgezeichnet, um den Mitarbeitern die Nutzung der Buchungsmöglichkeiten näher zu erläutern. Diese E-Learnings sind für die Mitarbeiter jederzeit im Portal abrufbar.

DER ERFOLG/NUTZEN

Im internen Portal von K+S ist das Trainingsangebot inklusive Trainingsbeschreibung, -ziel und -ort nun optimal dargestellt. Die Mitarbeiter können sich selbst zu Trainings anmelden, die Teilnahme stornieren oder vormerken. Als Hilfe stehen im Portal E-Learnings bereit, um die Mitarbeiter bei der Buchung zu unterstützen.

Die Trainingsziele sind mit dem Beurteilungssystem verknüpft und die Teilnehmer sowie die jeweiligen Vorgesetzten müssen ein Beurteilungsformular ausfüllen, das ebenfalls auf dem Portal abrufbar ist. So wurde Transparenz geschaffen und Weiterbildungsmaßnahmen messbar gemacht.

Rainer Kunert, IT-Consultant HCM bei der K+S IT-Services GmbH kommentiert: „Bei der Einführung der LSO hat mir besonders gut gefallen, dass TTS bei der Projektumsetzung alle unsere K+S spezifischen Anforderungen sehr gut in ein Standardtool wie die LSO integrieren konnte.“