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Dr. Matthias Geselle, Senior Director Global Business Process and Data Management, gab Einblicke in den Aufbau einer globalen Trainingsplattform für SAP-Einführungsprojekte bei der Merck KGaA.

Dr. Matthias Geselle: „Für den Erfolg eines Trainings entscheidend ist nicht nur die Durchführung, sondern auch die Trainingsvorbereitung, -planung bis hin zur Lernkontrolle.“

Das weltweit tätige Pharma- und Chemieunternehmen Merck mit rund 40.000 Mitarbeitern in 64 Ländern entschied im Jahr 2004, weltweit standardisierte und harmonisierte Geschäftsprozesse auf Basis eines globalen SAP Templates zu etablieren. Der dadurch entstandene Schulungsbedarf der Mitarbeiter sollte durch 1.200 sogenannte „Learning Objects“ gedeckt werden, die als Basis für die Schulungsunterlagen in den Rollout-Projekten dienen sollte. Eine zentrale und einheitlich strukturierte Ablage der Trainingsmaterialien existierte zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht. Und auch die Planung und Durchführung der Trainingsaktivitäten erfolgten in jedem Projekt individuell, basierend auf den Erfahrungen vorangegangener Projekte. „Da es weder für die Vorbereitung noch für die Durchführung der Trainings eine einheitliche Vorgehensweise gab, war der Aufwand für die Erstellung der Trainingsunterlagen sowie der Trainingsvorbereitung und –durchführung entsprechend hoch“, beschrieb Dr. Geselle die Ausgangsproblematik. Aufgrund der Zunahme parallel laufender Projekte und einer geforderten Verkürzung der Projektlaufzeit war es notwendig, die Trainingsstrategie anzupassen.

Globales Lernen erfordert eine einheitliche Trainingsstrategie

Die bisherigen Erfahrungen hatten gezeigt, dass eine Standardisierung der Werkzeuge und Methoden notwendig war. “Ab Mitte 2008 haben wir dann begonnen, die Unterlagen zu standardisieren und eine globale Trainingsbibliothek aufzubauen“, berichtete Dr. Geselle. Diese Bibliothek ist das Herzstück der neuen Trainingsstrategie. In ihr werden alle globalen Trainingsmaterialien, die für die Präsenzschulungen in den Rollout-Projekten benötigt werden, in einer einheitlichen Qualität und Struktur bereitgestellt. Die Bibliothek sollte vor allem für die Nutzer einfach zugänglich sein. Ziel war die Strukturierung der Unterlagen nach Kursen, Prozessschritten und Rollen. Als globale Bibliothek ist es wichtig, dass im Konzept auch die Ablage lokaler Trainingsmaterialien vorgesehen wurde. „Natürlich sind trotz eines globalen SAP Systems immer noch lokale Anpassungen notwendig, aufgrund unterschiedlicher Geschäftsmodelle und legaler Bedingungen“, erläuterte Dr. Geselle. „Doch auch diese lokalen Materialien sollten in der Global Training Library abgelegt werden.“

Das Global Training Team

Wie ist Merck nun bei der Konzeption der Bibliothek vorgegangen? „Zunächst haben wir überlegt, welche Organisation wir wollen und welche Rollen wir dafür brauchen“, erklärte Dr. Geselle die Herangehensweise. Drei wichtige Rollen hat Merck daher definiert: den globalen Training Manager, den globalen Training Autor und den lokalen Training Manager. Der globale Trainings Manager ist sozusagen der „Bibliothekar“, der die Bibliothek verwaltet und verantwortlich ist für die einheitliche Struktur und Aktualität. „Damit zielten wir auf ein unternehmensweit einheitliches ‚Look and Feel’ ab“, so Dr. Geselle. Der globale Training Manager koordiniert die globalen Training Autoren und ist bei Roll-Out Projekten zu bestimmten Zeitpunkten vor Ort (z.B. Training Kick Off Meeting), um sicherzustellen, dass die Bibliothek entsprechend der Vorgaben angewendet und genutzt wird. Der globale Training Autor dagegen ist der Fachexperte und sitzt in den Fachabteilungen. Er erstellt und pflegt die Trainingsmaterialien. Außerdem unterstützt er bei Einführungsprojekten, wenn es bei der Lokalisierung spezifische Fragen gibt. Die dritte Rolle, die des lokalen Training Managers, stellt letztlich sicher, dass die globalen Vorgaben lokal umgesetzt werden und koordiniert die Erstellung und Pflege der lokalen Trainingsunterlagen.

Das richtige Tool für die Umsetzung der Bibliothek

Nach der Definition der Rollen entschied sich Merck nach genauer Analyse der Wettbewerber für die TT Knowledge Force. Ausschlaggebend waren die bessere Anbindung der TTS Autorensoftware an SAP sowie die bessere Darstellung und der einfachere Zugriff auf die Trainingsmaterialien durch das TT Accelerator-Portal. „Das Gesamtpaket hat uns überzeugt“, begründete Dr. Geselle die Entscheidung für die TT Knowledge Force. „Und die Tatsache, dass wir die bestehenden 1.200 Learning Objects integrieren konnten, war mitentscheidend.“ Die Erfahrung hat gezeigt, dass das eigentliche Set-up innerhalb kurzer Zeit abgeschlossen war. Die größere Schwierigkeit bestand darin, die Bibliothek zu befüllen. „Es braucht eben seine Zeit, bis 1.200 bestehende Learning Objects in die neue Bibliothek eingeordnet sind“, so Dr. Geselle. Derzeit geht das Projekt in eine heiße Phase, denn es finden die ersten großen Roll-Outs statt. In der Schweiz werden rund 1.000 End-User auf die Trainings vorbereitet, in Italien sind es rund 600 Endnutzer. „Das ist der erste große Meilenstein, den wir gerade meistern“, berichtete Dr. Geselle. Abschließend fasste er die gesammelten Erfahrungen zusammen und betonte, dass ein Konzept immer flexibel bleiben muss, um sich lokalen Begebenheiten oder speziellen Anforderungen der Nutzer anpassen zu können. „Und natürlich geht die Reise weiter“, wagte Dr. Geselle einen Ausblick. „Wir machen uns ständig Gedanken, wie wir die Systeme noch besser nutzen können.“