wissenstransfer-blog.de

Stefan Wanner (Lernsystem-Entwickler Know How AG), Hartmut Dollmann (Produktionsleiter Know How AG) „Wir sind nicht nur zufrieden mit unserem Endprodukt, sondern auch sehr zufrieden mit unserer Entscheidung für die TT Knowledge Force.“

Die Vortragsreihe Knowledge Technologies wurde von Hartmut Dollmann (Produktionsleiter) und Stefan Wanner (Lernsystem-Entwickler) von der Know How AG eröffnet. In einem abwechslungsreichen und praxisnahen Bericht brachten die beiden Referenten dem Publikum nahe, wie sie mit Hilfe der TT Knowledge Force (TTKF) innerhalb von zwölf Monaten den Inhalt von 200 Lernstunden für Office 2010 erstellt haben. Da Unternehmen in regelmäßigen Abständen auf ein neues Office-Release umstellen, müssen die Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit für die neuen Versionen fit gemacht werden – kein Problem mit dem neuen Lernprogramm der Know How AG.

TT Knowledge Force (TTKF) als ideales Instrument für das Projekt
Als Anbieter von Lernprogrammen und Software für Standardlernprogramme entwickelte die Know How AG ein Gesamtqualifizierungskonzept für Office 2010 (im Vergleich zu der Version von 2003). Ausgangspunkt waren die verschiedenen Zielgruppen, vom Einsteiger über Umsteiger und Fortgeschrittene bis hin zum Experten: Jeder Lerner benötigt spezifisch aufbereitetes Material, das er sich über zwei Kanäle besorgen kann. Zum Einen gibt es die Möglichkeit, im Lernprogramm selbst zu lernen, zum Anderen kann aber auch direkt aus der Echtanwendung gelernt werden.

Mit der TT Knowledge Force wurden die gesamten Lerninhalte in Form von E-Learnings produziert. TT Knowledge Force-Spezialist Stefan Wanner erläuterte, warum sich die Know How AG nach eingehender Prüfung der zur Verfügung stehenden Tools für die Software Suite von TTS entschieden hat. Zunächst wurden drei Hauptanforderungen an das Instrument festgelegt: Erstens musste das Tool bewährt sein. In diesem Punkt hatte die Know How AG, aufgrund fundierter Erfahrungen mit der TT Knowledge Force, vollstes Vertrauen in das Instrument. Zweitens war es Bedingung, dass das Tool serverbasiert arbeitet. Da die Know How AG an mehreren Standorten europaweit produziert, war es wichtig, dass alle Beteiligten möglichst eng in die Produktion eingebunden werden konnten. Drittens gab die Mehrsprachigkeit der TTKF den Ausschlag. Das Tool ist derzeit in drei Sprachen (Deutsch, Englisch, Spanisch), demnächst sogar in vier Sprachen erhältlich, und ermöglicht, den produzierten Lerninhalt in beliebig viele Sprachen zu übersetzen. Hierfür bietet die Knowledge Force gute Import- und Export-Möglichkeiten. Weitere Kriterien waren die Recording- und ReRecording-Funktion, die SCORM Kompatibilität, die Abspielbarkeit ohne Plug-Ins sowie der Testfragenpool und die Aufrufbarkeit aus der Zielanwendung  heraus. Speziell bei der Recording-Funktion konnte die TT Knowledge Force durch die Objekterkennung und die Bildbasiertheit punkten. Für den Testfragenpool und den Aufruf aus der Zielapplikation hat die Know How AG eigene Lösungen installiert. Mittlerweile bietet die TTKF jedoch ebenfalls die Möglichkeit, Lernmodule aus der Anwendung heraus zu starten. Dazu referierte Alexander Gassmann, Vertriebsleiter bei TTS, am Ende des Vortrags.

Das Office-Lernprogramm in Zahlen
„Die insgesamt 206 Lernstunden sind modular aufgebaut und beinhalten 1.752 Lernobjekte“, berichtete Dollmann. Diese Lernobjekte verteilen sich auf 31 Kurse. Am Stück wären das über 50 Mann-Tage. „Das verteilt sich natürlich auf die zehn Sprachen“, löste er die enorme Zahl auf. Die zehn Sprachen sind: Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch Russisch, Portugiesisch, Türkisch, Chinesisch und Japanisch. Je nach Zielgruppe gibt es von einem bis zu acht Kurse in den jeweiligen Sprachen. Ein Kurs speziell für Umsteiger, die wissen wollen, was es Neues in der aktualisierten Version gibt, umfasst beispielsweise 63 Lernobjekte. Für die meisten Mitarbeiter ist dieser Umsteiger-Kurs völlig ausreichend und sie können danach wieder produktiv arbeiten. Für die restlichen Mitarbeiter, die mehr oder weniger Informationen benötigen, wurden die übrigen Kurse konzipiert. Das Vollprodukt wurde in den Sprachen Deutsch, Englisch, Spanisch und Französisch produziert. Damit ist für ein weltweit agierendes Unternehmen gewährleistet, dass alle Mitarbeiter mit unterschiedlichen Vorkenntnissen schnellstmöglich mit der neuen Office-Version umgehen können.

Die Realisierung des Office-Projekts
Die Kernaufgaben von Projekten – wie etwa die Aufzeichnung – werden grundsätzlich bei der Know How AG am Standort Stuttgart abgewickelt. Dank der serverbasierten TTS Software ist die Zusammenarbeit mit anderen Produzenten an verschiedenen Standorten jedoch kein Problem. Für die Reinaufzeichnung nutzen die Entwickler immer ein komplett sauberes Windows-System mit allen Standardeinstellungen, damit das System mit dem System der Kunden kompatibel ist. Der Projektstatus kann jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden, was komfortabel und effizient zugleich ist. Stefan Wanner erläuterte, wie die klassische Vorgehensweise der Know How AG von der Konzeption bis zum Endprodukt aussieht: Die Konzeption ist ausgelagert, was bedeutet, dass die Drehbücher extern erstellt werden. Für den nächsten Schritt, die Produktion, kommt die TT Knowledge Force zum Einsatz. Die Einheiten werden aufgenommen (Recording), veredelt, vertont, abschließend geprüft (Qualitätssicherung) und gegebenenfalls überarbeitet. Zur Finalisierung des Produkts werden die Inhalte aus der TT Knowledge Force exportiert. Anschließend wird das Endprodukt in die Systeme der Know How AG importiert. Während des gesamten Prozesses kann das Team den Workflow mit Hilfe der TTKF ständig verfolgen, was Wanner als großen Vorteil der TTS Autorensoftware hervorhob. Möglich wird das durch die Serverkomponente der TTS, die über eine eigene Internetadresse verfügt, über die jeder Kollege und Autor – mit einem entsprechenden Account – Zugriff auf das System hat.

Mit einigen Worten ging Wanner außerdem noch auf den Projektablauf ein. Start der Produktion war Anfang 2010. Gleich zu Beginn wurden eigene Templates erstellt und das Recording optimiert, was je nach Applikation unterschiedlich einfach oder schwierig zu bewerkstelligen war. Da die eigentliche Office-Version erst im April 2010 auf den Markt kam, arbeitete die Know How AG zu diesem Zeitpunkt noch mit der Beta-Version und hatte dementsprechend einige Schwierigkeiten zu meistern. Grund für den ambitionierten Zeitplan war, dass die Know How AG bereits im Herbst 2010 mit den ersten Lernprogrammen an den Markt gehen wollte. In dieser Phase kam der Vorteil der TT Knowledge Force mit der Funktion des ReRecordings voll zum Tragen. Alle erforderlichen, nachträglichen Änderungen einer bereits bestehenden Sequenz konnten schnell und einfach integriert werden. Der erste große Meilenstein war dann die Finalisierung des Umsteigerprodukts mit 63 Lektionen – das war im Juni 2010. Danach erfolgten die Produktion der Vollprodukte und die Erstellung der ersten Sprachversionen. Dazu wurden die Texte exportiert, übersetzt, vertont und reimportiert. Dieser Prozess läuft derzeit immer noch, da ständig neue Sprachen hinzukommen. Etwa zum Jahreswechsel 2010/11 war das Vollprodukt Office 2010 komplett fertig.

Das Endprodukt
In einer Live-Präsentation erläuterte Wanner, wie das Produkt in der Realität aussieht und funktioniert: Entscheidend ist das Register „Lernen“, über das der Nutzer in das Lernprogramm gelangt. Will der Nutzer sich beispielsweise bei der Erstellung einer Power Point Präsentation informieren, wie er Effekte einsetzen kann, klickt er einfach auf „Lernen“, und schon öffnet sich ein Suchfenster, in dem er über den Index oder die Begriffsuche nach möglichen Effekten suchen kann. Er findet eine Lektion „Mit Effekten arbeiten“, startet diese aus der Echtanwendung und kommt direkt zum Lerninhalt, der von der TT Knowledge Force produziert wurde. Die TTKF bietet sogar die Möglichkeit, interaktive Schritte einzubinden. Für den Nutzer hat das den Vorteil, dass er mit der Hilfefunktion interagieren kann und jederzeit bei Bedarf Unterstützung vom System erhält. Durch diese Funktionen entstand eine lebendige Oberfläche, die genau auf die Bedürfnisse des Anwenders ausgerichtet ist. Nach dem Schließen des Registers landet der Nutzer wieder direkt in seiner offenen Anwendung, im erläuterten Beispiel in seiner Power Point Präsentation, und kann daran weiterarbeiten. Zu allen Online-Hilfen wurden auch Handbücher und Quick-Links produziert, um die unterschiedlichen Lerntypen bedienen zu können.

Leichte Anpassung an Kundenwünsche
Für die Standardlernprogramme zu Office 2010 hat die Know How AG bereits einen Award vom Fachmedium Checkpoint eLearning erhalten. Dank der Zuverlässigkeit der TT Knowledge Force konnte das Projekt im geplanten Zeitraum fertig gestellt werden. Ein zusätzliches Plus des fertigen Lernprogramms ist, dass sich die Lektionen leicht an Kundenwünsche anpassen lassen. Außerdem bietet das Produkt eine gute Grundlage, sollten weitere Sprachversionen nötig werden.