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Dagmar Böttcher von der BG-Phoenics GmbH über die Herausforderungen bei der Qualifizierung und Dokumentation für die Phoenics-Anwendung

Dagmar Böttcher: „Die TT Knowledge Force passt wunderbar zu unseren fachlichen und inhaltlichen Konzepten.“

Die BG-PHOENICS GmbH setzt bei der Qualifizierung und Dokumentation für die Phoenics-Anwendung auf die TT Knowledge Force, die Softwaresuite von TTS.

Das Projekt Phoenics wurde 1998 von den acht Berufsgenossenschaften der Bauwirtschaft ins Leben gerufen, zu denen die BG Nahrungsmittel und Gaststätten zwei Jahre später als gleichberechtigter Partner hinzutrat. Vorrangiges Ziel des Projektes war es, Synergie- und Kosteneinspareffekte im Bereich der Informationsverarbeitung zu erreichen und die Geschäftsprozesse der beteiligten Sozialversicherungsträger zu vereinheitlichen. Im Rahmen des Projektes wurde die BG-PHOENICS GmbH im Jahre 2000 als gemeinsamer IT-Dienstleister der beteiligten Berufsgenossenschaften gegründet und ist heute führender Anbieter von IT-Leistungen und Softwareprodukten für Berufsgenossenschaften, Sozialversicherungsträger, deren Einrichtungen und ähnliche Organisationen. Deutschlandweit betreuen die Mitarbeiter der BG-Phoenics von elf Standorten aus mehr als 5.500 Anwender mit 10.000 Endgeräten an über 130 Orten.

Die im Rahmen des Projektes Phoenics entwickelte Anwendung ist eine prozessorientierte Branchensoftware für gesetzliche Unfallversicherungsträger, bei der die einzelnen Aktivitäten der Sachbearbeitung aktiv durch entsprechende Workflowmechanismen unterstützt werden.

Parallel zur Entwicklung der Phoenics-Anwendung konzipierte die BG-Phonics eine prozessorientierte Online-Hilfe, die den Anwendern dabei hilft, die bei der Nutzung der neuen Software auftretenden Fragestellungen zu beantworten und sie dabei unterstützt, einen konkreten fachlichen Sachverhalt mit der Anwendung korrekt und abschließend zu bearbeiten. Diese Hilfestellung ist umso wichtiger, als die Einführung der Phoenics-Anwendung, die sukzessive bei allen neun Mandaten erfolgt, für die Anwender eine sehr umfassende Veränderung ihres Arbeitsumfeldes und aller damit verbundenen Arbeitsabläufe bedeutet. Dieser Veränderungsprozess muss ebenfalls begleitet werden, u.a. durch Hilfe-Medien, die für Schulungs- und verschiedene Dokumentationszwecke unterstützend eingesetzt werden. Für die schrittweise geplanten Roll-Outs der neu entwickelten Phoenics-Software ist ein durchdachtes Schulungskonzept unabdingbar und wurde zu Beginn vor allem mittels Präsenztrainings umgesetzt. Der zeitliche, finanzielle und logistische Aufwand dieser Präsenztrainings wird in weiteren Schritten durch den Einsatz elektronischer Lernmedien und eines Blended-Learning-Konzeptes reduziert werden.

Um die durch die BG-Phoenics geleistete umfangreiche Vorarbeit in ein Gesamtkonzept zu überführen, welches die bisher erstellten Schulungs- und Wissensbestandteile sowie die Online-Hilfe sinnvoll integriert, wandte sich die BG-Phoenics an TTS und entwickelte gemeinsam mit den TTS-Beratern ein umfassendes Konzept zur Qualifizierung und Dokumentation. Zu dessen Umsetzung setzt die BG-Phoenics auf die TT Knowledge Force. Als prozessorientiertes Tool eignet sich die Softwaresuite für die Anforderungen des Projekts ausgezeichnet. Die Online-Hilfe ist mittels der TT Knowledge Force problemlos und mit geringem Aufwand darstellbar. Insbesondere Web Based Trainings (WBTs) wurden mit Hilfe des Autorenwerkzeugs definiert. Obwohl es sich um eine eher konservative Klientel handelt, bestätigt Dagmar Böttcher, dass die bisherigen Reaktionen auf die WBTs sehr positiv seien. Seit 2008 werden die Präsenzschulungen, die erstellten Web Based Trainings und E-Learnings zu einem ganzheitlichen Blended-Learning-Konzept zusammengeführt.

Die Originalpräsentation steht als Download zur Verfügung; bitte melden Sie sich im ersten Schritt unter My TTS an.

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Der Artikel ist eine Zusammenfassung des Vortrags im Rahmen des TTS Knowledge Transfer Forums vom 18. Juni 2009 in Heidelberg. Kommentare werden durch TTS moderiert und bei Bedarf an die Referentin weitergereicht.